Giuseppe Giaquinto

Perché non vengono rispettati i tempi di consegna?

Qualche tempo fa, un cliente mi disse con grande franchezza:

Web designer, programmatori, responsabili marketing, grafici, disegnatori: nessuno di voi rispetta mai, ma proprio mai i tempi di consegna e tu sei uno dei meno imprecisi

Confesso: quando un mio cliente mi disse queste parole, ci rimasi male. Ma era, purtroppo, la verità.

Anche se i motivi per cui si accumulano ritardi su ritardi sono tanti e non imputabili tutti a chi deve portare a termine il progetto di comunicazione. Almeno, non sempre. Approfondiamo qualche aspetto.

Motivo #1: mancanza di un adeguato piano iniziale.

Realizzare qualsiasi progetto di comunicazione necessita di una analisi iniziale degli obiettivi, delle risorse, della strategia da seguire.

Anche la realizzazione di un sito web semplice parte da un minimo di pianificazione. Chi realizza il progetto deve capire cosa fa l’azienda, come lo fa, cosa vuole comunicare, qual è l’obiettivo primario del sito web (o delle campagne di marketing), qual è il budget disponibile. E cosi via, gli argomenti da trattare non si limitano a questi, ma almeno una scrematura iniziale deve essere effettuata.

Spesso tu, cliente, hai idee poco chiare. È normale, non c’è niente di male. A volte vorresti copiare quello che fa il concorrente, a volte ti fai sedurre da grafiche ricche di effetti speciali, a volte non hai proprio idea e brancoli nel buio.

Oppure hai idee precise ma decisamente poco efficaci e non sei propenso a farti consigliare.
Sei convinto che fare in questo o quel modo ti porti al successo. In questo caso, mi vedi come un esecutore delle tue idee.

In entrambi i casi, i tempi si dilateranno a dismisura. I due mesi per la consegna del sito web diventeranno sei mesi, un anno. E il risultato non ti soddisferà.

Cosa fare, allora?

Fai un bel briefing iniziale, ossia una riunione con chi ti realizza il lavoro. Se fatta bene, per la riunione bastano anche 60 minuti, per stabilire gli obiettivi desiderati. Obiettivi ragionevoli, s’intende. Obiettivi precisi e misurabili: “acquisire clienti” è un desiderio, non un obiettivo. “Acquisire 20 contatti nel primo semestre del prossimo anno” è già meglio. Noti la differenza?

Dopo gli obiettivi, stabilisci cosa vuoi comunicare e come. E qui saltiamo al prossimo punto, che è spesso dolente: i contenuti.

I contenuti sono il perno della tua comunicazione. Raccogli idee, materiale, foto, video, schede tecniche. Tutto ciò che meriterebbe di essere pubblicato. Non ti preoccupare se ti sembra di avere troppo materiale: è molto meglio selezionare da un materiale abbondante piuttosto che avere scarsità di contenuti.

Credi che sia semplice? Invece è uno dei motivi principali del ritardo nella consegna dei lavori. Nei miei preventivi, io inserisco una clausola che tutela me e te: il lavoro non comincia se non ho materiale sufficiente per la realizzazione.

In pratica. se mi dai due foto, zero descrizioni dei prodotti (o dei servizi), se non mi spieghi bene cosa fai, so già in partenza che non potrò completare il lavoro. Questo sarebbe un danno per entrambi.

Quindi, non esitare a cercare tutto il materiale utile prima di tutto. La qualità ed i tempi di realizzazione beneficeranno del tuo impegno.

Motivo #2: troppe modifiche in corso d’opera

Le richieste di modifiche rientrano nella normalità. Ci sono casi in cui si eccede: il prodotto finale non si avvicina ai tuoi gusti e malgrado le modifiche sembra che l’obiettivo non venga mai raggiunto. E quindi, richieste ulteriori di modifiche che non servono a niente, se non a innervosire le parti.

Come si può prevenire questa situazione? Non esiste una regola generale, ma alcuni suggerimenti potrebbero essere utili.

  1. Trova uno stile grafico da cui prendere spunto (non da copiare!). In genere, io chiedo quale tipologia di siti piace ai miei clienti, quindi faccio valutare altre proposte grafiche. Una volta trovata una linea da seguire, il lavoro è facilitato ed è più veloce.
  2. Tieni presente che sono importanti i contenuti e la loro organizzazione. Il layout grafico ha la sua rilevanza, ma i contenuti sono più importanti.
  3. Non perdere troppo tempo su aspetti secondari. Non voglio dire che devi trascurare qualcosa, i progetti di comunicazione si vedono nei dettagli. Ma non puoi perdere giorni per un dettaglio singolo.

Ti racconto un aneddoto di molti anni fa. Un fotografo, terrorizzato dal fatto che qualcuno potesse rubargli le immagini, mi fece inserire il suo logo in ogni foto pubblicata (il cosiddetto “watermark”).
Ebbene, per la disposizione del watermark nella foto, mi fece richieste di modifiche su modifiche. Normalmente questa è un’operazione che richiede 5 minuti. Impiegammo invece molte ore. Troppe. Avremmo potuto impiegare meglio il tempo?
Sicuramente si. Da quella esperienza di molto tempo fa, ho tratto un insegnamento prezioso: identifico con il cliente gli aspetti essenziali ed importanti del lavoro e ci concentriamo su di essi.

Un elemento “secondario” come il watermark del fotografo non può diventare un collo di bottiglia che dilata i tempi di consegna. Concentrarsi sull’essenziale per poi curare anche i dettagli è l’approccio che consente una chiusura in tempi giusti dei lavori.

Motivo #3: richieste non previste.

Capita spesso di ricevere richieste non previste e non preventivate. La più frequente è stata, in passato, “mi aggiungi l’ecommerce al sito”. Lo è stato in passato e non lo è più ora, perché già durante la chiacchierata iniziale con il cliente sono chiaro: l’e-commerce non è uno scherzo.

Le richieste non previste possono essere di tanti tipi ed è bene che in fase di negoziazione siano chiari i termini del lavoro da consegnare. È buona abitudine stilare un documento di sintesi prima di cominciare il lavoro, con indicazione precisa di cosa sarà realizzato.

Motivo #4: troppi lavori e difficoltà nelle consegne.

Se per i primi tre punti anche il cliente è causa del ritardo, il punto 4 è quasi sempre imputabile a chi realizza il lavoro.

Non importa se io sia un singolo free lance o il capo di un’agenzia con 20 collaboratori: inevitabilmente può accadere che si accettino più lavori di quanti se ne possano consegnare. E il cliente non lo sa.

Nel tempo, ho capito che questo è pericolosissimo. Va bene rischiare di dover lavorare qualche notte, ma non è pensabile di accettare lavori oltre i propri limiti fisici e logistici. Il rischio di accumulare ritardi enormi e di compromettere la qualità del lavoro è elevatissimo.

Meglio essere chiari con il cliente, dando una data di consegna realistica, anche se un po’ lontana. Si tratta di essere seri ed affidabili.

Motivo #5: il lavoro è sottopagato.

Motivo che non ha bisogno di ulteriori approfondimenti.

Conclusioni

Come vedi, i motivi del ritardo del completamento di un progetto possono essere svariati. Seguire questi pochi consigli può aiutarti a velocizzare tutto:

  1. Raccogli tutto il materiale a tua disposizione e se possibile, cerca di catalogarlo
  2. Concentrati sulle attività essenziali, ossia contenuti e relativa organizzazione
  3. Discuti preventivamente eventuali aggiunte al lavoro
  4. Valuta e discuti i tempi di consegna con la web agency o con il consulente

Se hai avuto problemi nella consegna di un lavoro, è probabile che tu non abbia preso in considerazione uno o più dei quattro consigli, basati su moltissimi casi reali che mi sono capitati personalmente.

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